「補助金に採択された！さっそく業者に連絡して契約しよう」と考えていませんか？
実は、補助金は「採択」された段階で、すぐに発注・契約してよいとは限りません。多くの補助金では、交付決定前に発注・契約・購入・支払いをした経費は補助対象外とされています。
結論として、原則は「交付決定通知書」に記載された交付決定日以降に、発注・契約・購入・支払いを進めることです。
一部の制度や公募回では、事前着手などの例外が設けられる場合もあります。ただし、現在の公募回で認められているかは必ず個別に確認してください。
採択＝発注OKではない？交付決定を待つべき理由
補助金で最も間違えやすいのが、「採択」と「交付決定」の違いです。採択は、審査を通過したという段階であり、補助金の支払いが確定したわけではありません。
一般的な補助金の流れは、次のように進みます。
- 公募・申請：事業計画書や必要書類を提出する
- 採択：審査を通過する
- 交付決定：補助対象経費や事業内容が正式に決定される
- 事業実施：発注・契約・納品・支払いを行う
- 実績報告：証拠書類を提出し、検査を受ける
- 補助金入金：確定後に補助金が支払われる
多くの補助金では、交付決定日より前の発注や契約は対象外です。見積書、契約書、発注書、請求書、振込記録の日付は、実績報告時に確認されます。
ひとり社長が実務で確認すること
手元の通知が「採択通知」なのか「交付決定通知」なのかを確認してください。発注前に、交付決定日と補助対象期間を必ず見直しましょう。
交付決定前に発注するリスクと例外の考え方
採択後すぐに業者へ発注した結果、交付決定日より前の契約として扱われ、補助対象外になるケースがあります。金額が大きい場合、全額自己負担になりかねません。
「少し早いだけなら大丈夫だろう」という自己判断は危険です。補助金では、日付の整合性が非常に重視されます。
事前着手の注意点
制度や公募回によっては、事前着手が認められる場合があります。ただし、届出や承認が必要なことが多く、事前着手が認められても採択や交付が保証されるわけではありません。
急ぎの発注が必要な場合でも、まず公募要領の「補助対象期間」「事業実施期間」「事前着手」の項目を確認してください。不明点は補助金事務局へ問い合わせましょう。
発注・契約・支払い前のチェックリスト
補助金では、実績報告時に証拠書類が必要です。口頭発注や日付不明のメールだけでは、不備を指摘される可能性があります。
- 日付：見積書・発注書・契約書の日付が交付決定日以降か。
- 内容：交付決定を受けた品目・数量・金額と一致しているか。
- 支払方法：補助金ごとの指定方法に合っているか。
- 期間：納品、検収、支払いが補助対象期間内に完了するか。
- 証拠書類：見積書、発注書、契約書、納品書、請求書、振込記録を保存できるか。
クレジットカード払いは、制度によって扱いが厳しく確認されます。カード利用日だけでなく、口座引き落とし日が補助対象期間内かどうかを求められる場合があります。
ひとり社長が実務で確認すること
発注前に業者へ「補助金を使うため、契約日・納品日・支払方法に制限がある」と伝えてください。後から書類の日付を修正するような対応は避けましょう。
迷ったときの確認先
補助金のルールは、公募回ごとに変わることがあります。以前の経験やネット記事だけで判断せず、必ず現在の公式資料を確認してください。
- 補助金公式サイト：公募要領、交付規程、補助事業の手引き、FAQを確認する。
- 補助金事務局：不明点を問い合わせる。
- 商工会議所・商工会：持続化補助金などで相談先になる場合がある。
- 認定経営革新等支援機関：税理士、中小企業診断士などに実務相談する。
補助金は、交付決定後に正しい手順で使って初めて受け取れる資金です。採択通知を受け取ったら、まず発注ではなく、交付決定日と補助対象期間の確認から始めましょう。
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